Start Huset Underhåll > Ändringar av budgetdialog och äskanden

Ändringar av budgetdialog och äskanden

Den 20 november 2023 fick de som var sammankallande i SKB:s olika kvarter följande mejl avsänt från Sofi Lahyani, förenings- och medlemsutveckling.

Information om budgetdialogen

Hej sammankallande.

I lördags hade vi fullmäktigedag och då informerade Ingrid Gyllfors om de förändringar som kommer att ske angående budgetdialogen.

Budgetdialogen har levt på ungefär på liknande sätt sedan starten -91. Det inledande syftet som alltjämt är gångbart var att få en struktur på kvartersrådens önskningar som inkom när som helst på året och i praktiken behandla­des/åtgär­dades med ”först till kvarn”.

Dessa önskemål ska även kugga in i det normala plu för fastighets­underhåll samt spridning i den interna organisationen.

När budgetdialogen sjösattes var det med syfte att hantera önskningar med ett över­gripande synsätt, beskriva rimliga åtgärder, informera om kommande åtgärder, skapa förståelse för fastig­heternas olika behov.

En årlig mötesplats för kvartersråd inom en viss geografi.

Dialogen har under åren krävt mer administra­tion, logistik och samordning då fastighets­beståndet vuxit och antal förvaltar­områden med det.

Intresse och deltagande varierar kraftigt mellan förvaltnings­områdena. Dialogen har upplevts som ineffektiv samt att vi behöver hitta sätt som attraherar en ny målgrupp, dessa krav är inte nya och vi arbetar ständigt med att hitta mer effektiva informations­kanaler.

Största vinsten med dialogen är förståelsen för andra fastigheters behov samt normalt tekniskt underhåll, ”lyfta blicken”

Att ge fylliga svar på ca 250–300 kvartersråds­äskningar per år är inte rimligt utan mynnar oftast ut i prio, ej prio, eller löpande åtgärd. Vid mötet finns begränsat tidsutrymme att komplettera svaret med mer info/bakgrund då ett antal kvarter ska få sin tid vid mötet.

En övergripande information om det normala fastighets­under­hållet/fastig­het ska även hinnas med.

Önskemiljonen finns som en ventil vid mötet om vissa kvarter har bra grund för sitt äskande och vår chans till förändring av beslut.

• Verksamheten är idag mycket resurs- och tidskrävande där intrycket är att utdelningen ej är i nivå med nedlagda resurser.
• Information om en specifik fastighet och dess dialog är starkt tids­begrän­sad vid mötet
• SKB medverkande vid mötena är idag oftast 3 personer, dock är det ej tillräckligt vid viss typ av fråge­ställning gällande bakgrund och åtgärder inom det tekniska under­hållet
• Stor variation gällande deltagande vid de 7 olika träffarna. Möten med stort deltagande ges ej utrymme för dialog (tidspress)

Förändringar

• Blankett på webben med max 3 önske­mål/fastig­het ger möjlighet till bättre svar i returen på samma blankett (digitalt). Dagens äskningar har en för stor spridning i önskemål och antal. Initialt var detta ett medvetet val för att inte styra men med dagens volym och variationer behövs tydligare styrning.

Övriga önskemål under året hanteras på sedvanligt sätt av respektive förvaltare.

• Självklart fortsätta med dagens utskick främst gällande kommande årsunderhåll. Frågeställningar hänvisas till respektive förvaltare
• Upphöra med dagens mötesform
• Önskemiljonen kan vara kvar för -24 (den är reserverad i budget) Eftersom inga möten hålls kan kvartersrådet ges möjlighet att trycka på någon icke prioriterad åtgärd innan 23 12 31, lite tight men behövs ett avslut.
• Gällande utskick, alla får information om alla kvarter, för att lyfta blicken.
• Pågående arbeten-23 dock utan uppdatering på varje projekt utan mer som en information om strukturen
• Vårt arbetsdokument (excellistan)
• Följebrev om tydliggöranden, processen osv samt att slutligt dokument för -24 skickas ut i jan/feb

Vänliga hälsningar
Ingrid & Sofi

(Ingrid är Ingrid Gyllfors, SKB:s VD)