Start Motioner Styrelsens motionshantering 2016
Nytt 2018-03-08
Detta pm finns också som PDF-fil. Det mejlades den 30 nov 2017 till granskaren Sören Birkeland – se särskild sida om styrelsens avvisning av motioner. Här har det kompletterats med länkar.
Läs vidare under följande rubriker (klicka):
Uppdraget för den särskilda granskaren gäller enligt yrkandet i motion 1 år 2017 att
”granska hur styrelsen har hanterat 2016 års motioner, inklusive styrelsens beslutsfattande och underlagen för styrelsens beslut, bedöma i vilken mån detta står i överensstämmelse med gällande lagstiftning och SKB:s stadgar samt föreslå åtgärder som kan behöva vidtas med anledning av granskningen.”
I motiveringen i motionen anges åtgärder mer i detalj, såsom att
”granska styrelsens olika texter om motionshanteringen och ange vad som eventuellt är felaktigt eller vilseledande … bedöma[s] i vilken mån formuleringar i texterna är ägnade att otillbörligt begränsa föreningsstämmans beslutanderätt i förhållande till stämmans kompetens enligt lagstiftning och stadgar”.
Där anges också bland annat dessa frågor som bör besvaras:
Vilka motioner eller yrkanden i häftet Frågor om styrelsens förvaltning av SKB var det juridiskt korrekt att avvisa?
På vilka grunder har styrelsen rätt att avvisa motioner och inte ta upp dem på stämman?
Har styrelsen rätt att avvisa motioner i förvaltningsfrågor, och hur definieras i så fall ”förvaltningsfrågor”?
Enligt lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar (EFL) – som är tillämplig enligt föreskrifter i lagen (2002:93) om kooperativ hyresrätt – har en medlem rätt att få ett ärende behandlat vid stämman:
”En medlem har rätt att få ett ärende behandlat vid en föreningsstämma … om han eller hon begär det på det sätt och inom den tid som har bestämts i stadgarna.” ( 7 kap 14 § EFL [nuvarande 6 kap. 15 § EFL])
I SKB:s stadgar anges också hur detta ska ske. Där förklaras vidare att en skrivelse (”framställning”) om att få ett ärende behandlat vid stämman kallas ”motion”, och där anges också att styrelsen har skyldighet att skriva ett yttrande över motionen:
”Medlem, som önskar få ärende upptaget till behandling vid ordinarie föreningsstämma, har att göra framställning därom (motion) till styrelsen senast före utgången av januari månad. / Motion skall behandlas av föreningsstämman efter yttrande av styrelsen.” (SKB:s stadgar § 26)
Enligt föreningspraxis kan ett yttrande avse flera motioner med likartade förslag. Ofta kallas ett yttrande ”utlåtande”, vilket också är den term som används av SKB:s styrelse.
Styrelsen har också tidigare uppgett att motioner inte får avvisas:
”Att avvisa motioner är inte möjligt. Motion skall enligt § 26 behandlas på föreningsstämma.” (Styrelsens utlåtande över motion 2014:30 – se motionshäfte 2014)
I förarbetena till EFL anges att styrelsen har skyldighet att ta upp varje ärende som kommit in i tid på dagordningen för stämman. Där anges också att stämman har skyldighet att behandla ärendet i sak (”ta upp [det] till prövning”), under förutsättning att förslaget i ärendet inte strider mot lagstiftningen eller stadgarna:
”Har ett ärende anmälts i tid, är styrelsen skyldig att ta upp det på dagordningen för den kommande föreningsstämman och stämman är skyldig att ta upp ärendet till prövning. … I doktrinen har dock uttalats att stämman kan vägra att behandla förslag, vars genomförande skulle stå i uppenbar strid med föreningslagen eller före-ningens stadgar. Förevarande förslag bygger på samma uppfattning.” (SOU 2009:37 (PDF) s. 261)
Detsamma anges i lagkommentarerna till EFL:
”Om det som medlemmen begär är ett ’ärende’, måste detta normalt tas upp till sakbehandling på stämman. … Stämman torde [däremot] inte kunna vägra att ta upp ärendet till behandling annat än om ett bifall till medlemmens yrkande skulle stå i uppenbar strid med EFL eller stadgarna.” (Mallmén et al* 7:14.1 s. 248)
Motsvarande gäller för övrigt också bolagsstämmor, vilket anges i förarbeten till aktiebolagslagen:
”Aktieägarens rätt att begära att ett ärende skall tas upp vid bolagsstämman innebär att stämman normalt inte kan undvika att ta upp ärendet till behandling. Endast i de fall då ett bifall till aktieägarens yrkande i sakfrågan uppenbarligen skulle strida mot aktiebolagslagen eller bolagsordningen kan bolagsstämman vägra att behandla ärendet.” (Proposition 1997/98:99 (PDF) s. 234)
Föreningspraxis innebär vidare att styrelsen ska avge ett yttrande (utlåtande) över varje motion, med angivande av förslag till beslut (bifall, avslag eller att anse motionen besvarad, eventuellt efter eget förslag), varefter föreningens högsta beslutande organ (årsmötet, kongressen, föreningsstämman eller motsvarande) diskuterar varje motion och fattar beslut.
I förarbetena till EFL anges vad som menas med ”ärende” – det som en medlem har rätt att få behandlat vid stämman. Det måste vara en fråga som är relevant för föreningen och som stämman har rätt att fatta beslut om:
”Med ’ärende’ avses i denna paragraf [7 kap. 14 §], liksom i 11 §, en för föreningen relevant fråga som kan bli föremål för beslut på stämman. Paragrafen ger alltså inte en medlem rätt att begära en allmän upplysning eller att göra ett allmänt uttalande.” (SOU 2009:37 (PDF) s. 261)
Även i lagkommentarerna till EFL anges detta krav på ärende:
”Med ’ärende’ förstås något för föreningen relevant spörsmål, som kan bli föremål för stämmans beslut. En begäran om en upplysning är inte ett ärende. Detsamma gäller en medlems begäran att göra ett allmänt uttalande vid stämman. Ärendet ifråga måste också omfattas av stämmans kompetens.” (Mallmén et al* 7:14.1 s. 248)
Kravet på ärende inrymmer alltså flera aspekter. Det kan handla om att motionen inte innehåller något förslag alls, till exempel att den bara gäller en begäran om att få information, att förslaget ligger utanför föreningens verksamhetsområde eller att det på annat sätt ligger utanför stämmans kompetens att besluta i frågan, till exempel därför att annan har exklusiv rätt att besluta i frågan, till exempel att styrelsen fastställer hyresnivåerna.
En motion som inte uppfyller kravet på ärende är styrelsen inte skyldig att ta upp på stämman. Krav på transparens innebär dock att styrelsen på något sätt bör redovisa sådana motioner.
God föreningspraxis innebär att styrelsen i tveksamma fall bör ha dialog med motionären. Styrelsen kan då ge förklaringar till motionären, och de kan komma överens om att motionen inte tas upp på stämman. Alternativt kan motionären medges modifiera motionen så att den innehåller ett relevant förslag som stämman har rätt att besluta om. Det förutsätter dock rimligen att endast smärre ändringar eller kompletteringar görs.
Även motioner som uppfyller kravet på ärende men har otydligt formulerade yrkanden bör hanteras på samma sätt, för att underlätta diskussion i frågan och åstadkomma ett tydligare beslut. Styrelsen bör alltså även i de fallen samråda med motionären.
Av 57 inkomna motioner år 2016 gallrade styrelsen bort 37 (ungefär två tredjedelar). Styrelsen skrev inga utlåtanden (yttranden) med förslag till beslut över dem utan vad man själv kallade ”svar”. De 37 motionerna och svaren redovisades i ett separat häfte, Frågor om styrelsens förvaltning av SKB, som inte behandlades på stämman. Styrelsen meddelade att de frågorna kunde diskuteras vid ett informellt, icke stadgereglerat möte efter stämmans slut utan obliga-torisk närvaro för någon och utan angiven starttid.
Ingen punkt på dagordningen för ordinarie stämma avsåg de 37 motionerna. Ett förslag vid stämman om att diskutera avvisningen av motioner – utan möjlighet att fatta beslut i frågan – framfördes men ställdes inte under proposition.
Vid det icke stadgereglerade så kallade motionsmöte som hade föregått stämman hade endast de motioner som styrelsen kallade ”motioner” diskuterats – inte de 37 avvisade motionerna.
Till extrastämman hade styrelsen inte utarbetat några utlåtanden med förslag till beslut över de 37 avvisade motionerna. Häftet Frågor om styrelsens förvaltning av SKB – samma häfte som skickades ut tillsammans med kallelsen till ordinarie stämma – skickades ut som underlag till stämman men hade inte kompletterats med några förslag till beslut över de enskilda motionerna.
Styrelsens förslag, som bifölls, var att stämman skulle besluta
”att ärendena 1 – 37 i häfte ’Frågor om styrelsens förvaltning av SKB’ är förvaltningsfrågor och överlämna dessa till SKBs styrelse och VD för handläggning enligt styrelsens redovisade svar på respektive ärende”. (Se protokollet (PDF) från stämman.)
Som motiv för att inte låta stämman behandla vissa motioner har styrelsen framför allt framhållit att stämman inte har rätt att fatta beslut i förvaltningsfrågor. Man har på olika ställen använt formuleringar som:
”frågor som rör styrelsens förvaltning av föreningens angelägenheter”
Det behöver då utredas vad som är förvaltningsfrågor. I kommentarerna till lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar sägs:
”Allt som enligt lagen faller utanför föreningsstämmans exklusiva kompetens utgör förvaltning.” (Mallmén et al* 6:6.3 s. 187)
Denna definition har också styrelsen accepterat. Man skriver nämligen:
”Det som faller utanför denna … exklusiva kompetens anses utgöra förvaltning.” (Styrelsens utlåtande över motion 2017:1, s. 9 i motionshäftet 2017 (PDF))
Då blir frågan vad som är exklusiv kompetens.
Av lagen om ekonomiska föreningar och lagkommentarerna (Mallmén et al* 7:1.1 s. 228) framgår att basen i den exklusiva kompetensen är de frågor som är obligatoriska på en föreningsstämma: beslut om resultat- och balansräkning, om disposition av vinst eller förlust och om ansvarsfrihet samt val av styrelseledamöter. Utöver dessa obligatoriska frågor ingår i den exklusiva kompetensen stadgar, fusion och likvidation. Vissa speciella frågor ”med särskilt ingripande verkningar för medlemmarna” kan också uppfattas tillhöra den exklusiva kompetensen, men detta är inte fastslaget.
De frågor som är obligatoriska på en stämma finns det ingen anledning att skriva en motion om. De frågorna kommer ju upp automatiskt på stämman, och det är då möjligt att framföra förslag och argumentera. (Att skriva en motion om att välja en viss person till styrelsen, vilket förekommit inom SKB, vittnar bara om att motionären saknar grundläggande kunskap om hur val av styrelseledamöter går till.)
Av det som ingår i stämmans exklusiva kompetens är det alltså endast frågor om stadgar, fusion och likvidation som är möjliga ämnen för en motion, och av dessa är fusion och likvidation undantagshändelser. Då återstår endast stadgefrågor.
Att begränsa motionsrätten till frågor som inte är förvaltningsfrågor innebär alltså i praktiken att motioner endast får handla om sådant som regleras genom stadgar. Det är en uppenbart orimlig inskränkning av motionsrätten.
Att en sådan inskränkning inte får göras framgår också av att det i lagkommentarerna anges att stämman kan anta riktlinjer och direktiv som gäller förvaltningen, vilket förutsätter att en sådan fråga kan tas upp genom en motion:
”Stämman kan [också] anta riktlinjer för förvaltningen av föreningens angelägenheter.” (Mallmén et al* 6:6.6 s. 189)
”Även i frågor som inte faller under stämmans exklusiva kompetens, främst förvaltningsfrågor, har stämman möjlighet att ge direktiv till styrelsen.” (Mallmén et al*, 7:1.1 s. 228)
Att undanta en motion från stämmobehandling med motiveringen att den gäller en förvaltningsfråga strider mot lagen om ekonomiska föreningar.
Det faktum att till och med lag- eller stadgestridiga förslag måste behandlas och beslutas av stämman – och alltså inte kan avvisas av styrelsen – implicerar också att förslag i förvaltningsfrågor inte får avvisas av styrelsen. (Se ovan under rubriken Skyldighet att ta upp ärende och behandla ärende.)
Styrelsens påstående att motioner inte får gälla förvaltningsfrågor, vilket innebär att de måste avse frågor inom stämmans exklusiva kompetens, har motsagts av styrelsen själv:
”Styrelsen har aldrig gjort gällande att föreningsstämman bara får besluta om det som ryms inom stämmans exklusiva kompetensområde.” (Styrelsens utlåtande över motion 1 år 2017, s. 10 i motionshäftet 2017 (PDF))
Styrelsens motstridiga påståenden tyder på bristande logik från styrelsens sida.
Styrelsen har bland annat anfört att motioner inte får gälla ”frågor som faller inom styrelsens område och ansvar”. En formulering som upprepats är också:
”Mot bakgrund av ansvarsfördelningen enligt lagstiftningen och stadgarna, är frågor som faller inom styrelsens område och ansvar inte stämman behörig att fatta beslut om.”
Föreningsstämma, styrelse, styrelseordförande och VD har enligt lagen om ekonomiska föreningar olika roller och ansvar. Stämman är föreningens högsta beslutande organ och har därmed långtgående möjligheter att fatta beslut som styrelsen är skyldig att följa:
”Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. Styrelsen och andra föreningsorgan är skyldiga att följa stämmans beslut.” (Mallmén et al* 6:6.6 s. 188)
Inget i de avsnitt i lagen om ekonomiska föreningar som beskriver roller och ansvar indikerar att det underordnade organet styrelsen skulle ha möjlighet att undanhålla ärenden framförda i motioner från det överordnade organet föreningsstämman.
Styrelsen har angett att motionsförslag ska vara ”övergripande” genom att för ”ärende”, som en motion ska avse, ange följande förklaring:
”Med ett ärende menas en för föreningen relevant och övergripande fråga.”
Styrelsen har här lagt till ordet ”övergripande” till den förklaring av ”ärende” som anges i förarbeten och lagkommentarer – se ovan under rubriken Begreppet ”ärende”. Det tillägget kan ifrågasättas i sig.
Styrelsen menar alltså att förslag i motioner inte får vara alltför detaljerade.
I lagkommentarerna anges att direktiv inte får ges så detaljerat och i så stor utsträckning att styrelsen hindras att sköta förvaltningen:
”Även i frågor som inte faller under stämmans exklusiva kompetens, främst förvaltningsfrågor, har stämman möjlighet att ge direktiv till styrelsen … Detta anses dock inte få ske i sådan omfattning att styrelsen fråntas sin funktion som förvaltningsorgan.” (Mallmén et al*, 7:1.1 s. 228)
SKB:s stämma har emellertid, enligt inhämtade uppgifter, inte varit i närheten av att fatta så många detaljerade beslut i förvaltningsfrågor.
Principiellt viktigare är dock att styrelsen – även om man bedömer att en viss motion innebär ett alltför detaljerat förslag i en förvaltningsfråga – inte har rätt att undanta motionen från stämmobehandling. Det är stämman som i egenskap av högsta beslutande organ har att avgöra hur många och hur detaljerade direktiv man ger styrelsen.
En motion får inte undantas från stämmobehandling på grund av att ett motionsförslag kan uppfattas vara alltför detaljerat.
Styrelsen kan i sitt utlåtande över motionen ange att man tycker att förslaget är alltför detaljerat och därigenom inskränker styrelsens möjligheter att sköta förvaltningen, och med det som motivering kan styrelsen föreslå att motionen ska avslås eller anses besvarad. Med stor sannolikhet beslutar då stämman bifalla styrelsens förslag. Men det är stämman som avgör – inte styrelsen.
Om stämman börjar fatta så många detaljerade beslut att styrelsen anser sig hindras i sin förvaltning har styrelsen de facto möjlighet att inte verkställa de beslut man bedömer vara hindrande, redovisa detta och ta ansvar för det vid kommande ordinarie stämma. En enskild styrelseledamot kan välja att avgå eller inte ställa upp till omval.
Risken för så många detaljerade direktiv att styrelsen ”fråntas sin funktion som förvaltningsorgan” (Mallmén et al* 7:1.1 s. 228) får dock anses vara liten. I fråga om ett aktiebolags bolagsstämma, som också kan ge styrelsen direktiv, har lagstiftaren bedömt risken för missbruk av direktiv som liten och framhållit att risken är den motsatta, nämligen att bolagsstämman bara blir en formalitet:
”Som redan antytts tror jag emellertid inte att det kommer att bli något problem med att bolagsstämman inkräktar på styrelsens förvaltningsbefogenheter. Risken är snarast den motsatta: att bolagsstämman undanträngs av styrelsen så att bolagsstämmosammanträdena uppfattas som en formalitet.” (Proposition 1975:103 (PDF, 39 MB s. 236, även tillgänglig i inskannad, OCR-tolkad men okorrigerad version)
Styrelsen har hävdat att det faktum att styrelseledamöter har ett personligt ansvar och kan bli skadeståndsskyldiga innebär att stämman inte har rätt att fatta beslut som riskerar att medföra sådana konsekvenser för dem.
Som högsta beslutande organ har stämman långtgående möjligheter att ge styrelsen direktiv. Styrelsen har emellertid enligt 6 kap. 13 § EFL skyldighet att inte verkställa beslut som strider mot lagen om ekonomiska föreningar, lagen om årsredovisning eller stadgarna, och detsamma gäller beslut som innebär ett åsidosättande av föreningens intressen eller är skadliga för föreningen.
Styrelsens ledamöter kan bli skadeståndsskyldiga om styrelsen verkställer ett föreningsskadligt stämmobeslut. Men styrelsen har alltså själv möjlighet att undvika detta genom att inte verkställa beslutet – och har också skyldighet att göra det. Därmed undviker styrelsen skadeståndsskyldighet till följd av stämmobeslut.
Det saknas grund för att begränsa förslag i motioner och beslut vid stämman med hänsyn till det personliga ansvar som styrelseledamöter har.
Styrelsen har framfört argument som handlat om att SKB:s verksamhet är omfattande, att SKB är ett företag och måste skötas som ett sådant och att medlemmarna därför inte kan ges rätt att fatta en mängd beslut i förvaltningsfrågor.
SKB är en kooperativ ekonomisk förening och ägs av medlemmarna, som har berättigade krav på insyn och inflytande. Att skriva motioner är det naturliga sättet att engagera sig och påverka. I en ekonomisk förening är det också betecknande att medlemmarna engagerar sig och beslutar inte bara i de frågor som är obligatoriska vid stämman. Detta har poängterats av lagstiftaren, liksom vikten av en levande medlemsdemokrati:
”Utmärkande för de ekonomiska föreningarna är att medlemmarna i större eller mindre utsträckning engagerar sig i föreningens olika angelägenheter och inte bara väljer förvaltande och kontrollerande organ samt träffar avgöranden på grundval av årsredovisningen.” (Betänkande 1986/87:LU20 (PDF) s. 5)
”Föreningsrörelsen bygger på en levande medlemsdemokrati, och det är därför angeläget att varje enskild medlem alltid kan göra sin stämma hörd.” (Proposition 1986/87:7 (PDF, 20 MB) s. 135)
Att SKB bör skötas affärsmässigt – som ett företag – innebär inte att föreningsaspekten och medlemsdemokratin kan åsidosättas.
Den styrelseledamot som inte vill ta hänsyn till medlemsdemokratiska krav bör fundera över att söka sig till ett företag som inte är en kooperativ ekonomisk förening.
Styrelsen gallrade bort 37 motioner av 57, skrev inga utlåtandena med förslag till beslut och tog inte upp dessa motioner på dagordningen för stämman. För endast vissa yrkanden i tre motioner går det att hänvisa till att kravet på ärende inte var uppfyllt.
Gallringen av några av dessa motioner var särskilt anmärkningsvärd.
Tio avvisade motioner gällde uppdrag till styrelsen, och ytterligare åtta innebar sådant uppdrag. En styrelse har dock inte rätt att själv bestämma om man ska få ett uppdrag eller inte, utan det är en självklar uppgift för stämman.
Samtliga motioner som gällde hyressättningen avvisades också. Styrelsen bestämmer enligt lagen om kooperativ hyresrätt hyrorna i de enskilda fastigheterna, men det är stämman som beslutar om riktlinjer för hyressättningen, inklusive enligt lag obligatorisk stadgetext om grunderna för hyresberäkning.
Genom att undanhålla föreningsstämman en stor andel av motionerna utan att ha giltiga motiv för det har styrelsen brutit mot lag och stadgar.
Styrelsens förslag vid den extra stämman innebar att de 37 motioner som inte hade behandlats vid ordinarie stämma inte heller behandlades i sak vid den extra stämman. Ingen diskussion i sak av de enskilda motionerna ägde rum, och någon sådan hade inte heller kunnat äga rum, eftersom inga förslag till beslut om motionerna förelåg. Därmed uppfyllde inte den extra stämman det syfte för vilket den begärts och sammankallats.
Styrelsens hantering av extrastämman står i strid med lag och stadgar.
Styrelsen borde ha utarbetat utlåtanden över motionerna eller åtminstone kompletterat det befintliga häftet Frågor om styrelsens förvaltning av SKB med förslag till beslut beträffande de enskilda motionerna, så att stämman hade kunnat diskutera dem i sak och fatta besluta. Styrelsen hade också kunnat revidera sin gallring av motioner och endast gallra bort de motioner som man inte ansåg uppfyllde kravet på ärende samt låta den extra stämman diskutera och besluta om detta. Som framgått ovan är det endast ett fåtal motioner eller yrkanden som kan bedömas inte uppfylla kravet på ärende.
Första delen av styrelsens förslag – ”att ärendena 1 – 37 i häfte ’Frågor om styrelsens förvaltning av SKB’ är förvaltningsfrågor” – kan dessutom ifrågasättas, eftersom den innebär en definition av ”förvaltningsfrågor” som inte ligger inom stämmans kompetens.
Lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar – i de delar som är tillämpliga enligt lagen (2002:93) om kooperativ hyresrätt – samt SKB:s stadgar och föreningspraxis innebär
att en medlem har rätt att få ett ärende behandlat på en föreningsstämma genom att skriva en motion och skicka in den till styrelsen, förutsatt att ärendet i motionen är ett för SKB relevant förslag som föreningsstämman har rätt att besluta om (kravet på ”ärende” i motion),
att styrelsen har skyldighet att skriva ett yttrande (utlåtande) med förslag till beslut över motionen och ta upp motionen (ärendet) för behandling på föreningsstämman, förutsatt att motionen uppfyller kravet på ärende, samt
att föreningsstämman har skyldighet att behandla motionen i sak och besluta om den, förutsatt att motionen uppfyller kravet på ärende och att förslaget i motionen inte strider mot lagen om ekonomiska föreningar eller SKB:s stadgar.
Styrelsen har – utan stöd i lagstiftning eller stadgar – gallrat bort en stor andel av motionerna och inte låtit vare sig ordinarie stämma eller extra stämma behandla dem i sak. Därmed har styrelsen fråntagit stämman dess funktion som högsta beslutande organ, vilket är synnerligen allvarligt.
Styrelsens hantering av motionerna år 2016 strider mot lag och stadgar.
Lars Lingvall
* Med Mallmén et al avses Anders Mallmén, Sten Andersson och Bo Thorstorp: Lagen om ekonomiska föreningar – en kommentar, 4 uppl. Stockholm 2016 – se LIBRIS